카페 마감 정산과 시재 맞추는 법: 포스 매출과 현금 비교 순서

카페 마감 정산은 포스 마감 보고서에 찍힌 현금 매출과 서랍 속 실제 현금을, 같은 식으로 계산해서 맞춰 보는 일입니다. 식은 하나입니다. 마감 후 서랍에 있어야 할 현금은 시작 시재에 그날 현금 매출을 더하고, 현금으로 나간 환불이나 지출을 뺀 값입니다. 이 값과 센 돈이 다르면 그 차이가 정산에서 찾아야 할 것입니다.

정산이 어려운 이유는 계산이 복잡해서가 아니라 매일 같은 순서로 하지 않기 때문입니다. 바쁜 마감에는 돈을 대충 세고 넘어가다가, 한 달 뒤 차이가 쌓인 뒤에야 알게 되곤 합니다. 이 글에서는 시재가 안 맞는 이유, 시작 시재 정하기, 여섯 단계 정산 순서, 차액이 났을 때 찾는 순서, 기록과 보관 요령을 차례로 정리합니다.

세 줄 요약

• 서랍에 있어야 할 현금 = 시작 시재 + 현금 매출 − 현금 환불 · 지출. 이 식으로 매일 같은 순서로 맞춥니다.
• 차액이 나면 취소 · 환불 처리, 현금 지출 기록, 거스름돈 실수 순서로 찾고, 찾은 원인은 한 줄로 남깁니다.
• 돈은 두 사람이 확인하고 정산 뒤에는 정해진 곳에 보관합니다.

시재가 안 맞는 이유 네 가지

차이가 나는 원인은 대부분 아래 네 가지 중 하나입니다. 어디서 새는지 알아야 맞추는 순서도 정해집니다.

원인 대부분은 사람을 의심할 일이 아니라 기록을 남기는 습관의 문제입니다. 처음부터 이 분위기로 이야기해야 직원이 차이를 숨기지 않습니다.

시작 시재 정하기

시작 시재는 오픈할 때 서랍에 넣어 두는 거스름돈입니다. 너무 적으면 바쁠 때 잔돈이 모자라고, 너무 많으면 관리 부담이 커집니다. 정하는 방법은 아래 순서를 따라 보세요.

1. 현금 결제가 많은 시간대의 잔돈 수요를 봅니다. 지폐와 동전의 종류별로 하루 동안 얼마나 나가는지 일주일쯤 적어 봅니다.
2. 종류별로 개수를 정해 표로 만듭니다. 아래는 종류별로 개수를 정해 적는 방식을 보여 주는 예시이고, 실제 구성은 매장에 따라 달라집니다.
3. 매일 같은 금액으로 시작합니다. 시작 시재가 매일 달라지면 계산이 헷갈립니다.

다음 날 시작 시재를 같은 금액으로 되돌려 놓는 것이 마감의 마지막 일입니다. 큰 지폐가 늘어나는 날에는 은행에서 잔돈으로 바꿔 둘 시간도 미리 잡아야 합니다.

여섯 단계 마감 정산 순서

1. 포스 마감 보고서를 출력합니다. 결제수단별(현금, 카드, 기타) 합계와 취소 · 환불 내역이 나온 것을 사용합니다.
2. 현금 매출과 현금 환불을 확인합니다. 현금 항목만 따로 봅니다.
3. 서랍의 현금을 셉니다. 지폐와 동전을 종류별로 나눠 세고 메모합니다.
4. 시작 시재를 빼고 계산합니다. 센 금액에서 시작 시재를 뺀 값이 오늘 번 현금입니다.
5. 포스 현금 매출과 비교합니다. 두 숫자가 같으면 정산이 끝납니다.
6. 차이를 기록하고 시작 시재를 되돌립니다. 차이가 있든 없든 한 줄 기록은 남깁니다.

아래는 계산이 어떻게 돌아가는지 보여 주는 가상의 예시입니다.

차액은 위의 예시처럼 천 원 단위에서도 나옵니다. 중요한 것은 금액의 크기보다 차이가 반복되는지입니다.

차액이 났을 때 찾는 순서

차액을 보고 곧바로 누가 틀렸는지 따지기보다, 아래 순서로 원인을 좁혀 가세요.

1. 다시 셉니다. 동전이 섞여 있거나 지폐가 겹치면 처음 센 값이 틀릴 수 있습니다. 다른 사람이 한 번 더 세어 봅니다.
2. 취소 · 환불 내역을 봅니다. 포스에서 취소된 주문이 있는데 현금이 나간 기록이 없는지 확인합니다.
3. 서랍 속 쪽지를 봅니다. 현금 지출 쪽지가 있다면 계산에 반영합니다.
4. 결제수단 입력을 봅니다. 카드 매출에 현금이 섞여 있거나 반대인 경우가 있는지 봅니다.
5. 그래도 모르면 차액만 기록합니다. 찾지 못한 차이를 억지로 맞추지 않고 그대로 적어 둡니다.

며칠 모아 보면 특정 시간대나 특정 사람, 특정 상황에서 반복되는지 보입니다. 반복되는 곳이 있다면 그때의 교육이나 동선을 점검합니다. 불만 응대나 환불 규칙은 카페 불만 손님 응대하는 법에서 정리해 두었습니다.

기록과 보관

• 마감 기록은 한 줄로 합니다. 날짜, 포스 현금 매출, 센 금액, 차액, 확인한 사람의 이름 정도면 충분합니다.
• 돈은 두 사람이 봅니다. 가능하면 정산하는 사람과 확인하는 사람이 다르게 합니다. 혼자 일하는 매장이라면 센 금액을 사진이나 메모로 남깁니다.
• 보관 장소를 정합니다. 정산을 마친 현금은 정해진 금고나 안전한 곳에 두고, 다음 날 입금하거나 시작 시재만 서랍에 남깁니다.
• 세금 신고 자료는 따로 확인합니다. 매출 기록과 증빙을 어떻게 정리할지는 매장의 형태에 따라 다르니 세무 전문가나 관할 기관의 안내를 따르세요.

마감 전체 순서에 정산을 넣고 싶다면 카페 오픈 · 마감 체크리스트에 한 줄로 추가해 두면 빠뜨리지 않습니다.

자주 묻는 질문

카드 결제만 받는 매장도 정산이 필요한가요?

현금이 없어도 포스 마감 보고서와 결제대행사의 정산 내역을 맞춰 보는 일은 필요합니다. 취소나 환불이 정확히 반영됐는지를 확인하는 정산이 됩니다.

차액이 늘 비슷하게 나는데 어떻게 하나요?

같은 금액이 반복되면 거스름돈이나 특정 메뉴 가격 입력에서 같은 실수가 생기고 있을 수 있습니다. 며칠간 어느 시간대인지 적어 보고, 해당 시간의 계산 순서를 함께 살펴보세요.

신입 직원도 정산을 맡겨도 되나요?

처음에는 선배와 함께 하며 순서를 익히게 하고, 혼자 맡기는 것은 몇 번 같이 한 뒤에 합니다. 순서표를 계산대 옆에 붙여 두면 신입도 같은 순서로 할 수 있습니다. 교육은 카페 아르바이트 교육 방법을 참고하세요.

정리: 같은 식으로, 같은 순서로, 한 줄 기록

정산은 계산이 아니라 습관입니다. 시작 시재를 같은 금액으로 정하고, 여섯 단계를 매일 같은 순서로 하고, 차액은 원인 순서대로 찾고, 결과는 한 줄로 남기세요. 정산이 매일 쌓이면 어디서 새는지 숫자로 보입니다. 개업을 준비하며 원두 거래처도 알아보고 있다면 사업자 전용 무료 원두 샘플로 맛을 먼저 비교해 볼 수 있습니다.