카페 재고 관리와 폐기 로스 줄이는 법: 선입선출·개봉일 표시·기준 재고

카페의 폐기 로스는 기한을 넘겨 버리는 재료, 필요보다 많이 시킨 발주, 계량 없이 눈대중으로 넣은 양 세 곳에서 가장 많이 샙니다. 그래서 막는 방법도 세 가지로 모입니다. 먼저 쓸 것을 앞에 두는 선입선출, 열어 둔 재료에 날짜를 붙이는 개봉일 표시, 재료마다 발주 기준을 정해 두는 기준 재고입니다.

로스는 숫자로 보이지 않으면 줄지 않습니다. 이 글에서는 어디서 새는지 찾는 법, 진열과 라벨 규칙, 기준 재고를 계산하는 법, 폐기 기록을 한 줄로 남기는 요령, 매주 10분짜리 재고 점검 순서를 차례로 정리합니다.

세 줄 요약

• 새는 곳은 기한 넘김 · 과다 발주 · 계량 오차 세 곳입니다. 폐기한 재료를 종류별로 적기만 해도 어디인지 보입니다.
• 새것은 뒤로, 먼저 쓸 것은 앞으로. 열어 둔 재료에는 개봉일을 붙입니다.
• 재료마다 기준 재고 = 하루 사용량 × 입고 간격 + 안전 재고로 정해 두면 감으로 시키는 일이 줄어듭니다.

로스는 어디서 새는가: 네 갈래로 나누기

폐기라고 하면 우유를 쏟아 버리는 장면만 떠올리기 쉽지만, 실제로는 서로 원인이 다른 네 갈래가 섞여 있습니다. 갈래를 나눠야 대책도 따로 세울 수 있습니다.

계량 오차는 폐기통에 들어가지 않기 때문에 더 눈에 안 띕니다. 한 잔마다 조금씩 더 들어가면 재료는 빨리 줄고, 원가는 슬며시 올라갑니다. 계량 기준을 정해 두는 방법은 카페 메뉴 원가 계산과 가격 정하기에서 한 잔 단위로 정리했습니다.

선입선출: 진열 방식이 절반입니다

선입선출은 먼저 들어온 것을 먼저 쓴다는 원칙입니다. 말은 쉬운데 지켜지지 않는 이유는 대개 진열이 새것을 앞에 놓게 되어 있어서입니다. 냉장고 문을 열면 손이 가는 자리는 앞쪽이고, 새로 들어온 재료는 그 자리에 놓기 쉽기 때문입니다.

바꿀 점은 세 가지입니다.

1. 새것은 뒤쪽이나 아래쪽, 먼저 쓸 것은 앞쪽이나 위쪽. 입고 때마다 기존 재고를 앞으로 당기고 새것을 뒤에 넣는 것을 규칙으로 삼습니다.
2. 같은 재료는 한 자리에. 우유나 시럽이 냉장고 여러 칸에 흩어져 있으면 안쪽 재고를 놓칩니다.
3. 입고 날짜를 상자나 용기에 적습니다. 포장에 적힌 기한과는 별개로, 우리 매장에 들어온 날을 적어 두면 먼저 쓸 순서가 한눈에 보입니다.

개봉일 표시: 열어 둔 재료는 시계가 돌아갑니다

포장을 뜯는 순간부터는 포장 겉면에 적힌 날짜만 믿을 수 없습니다. 개봉 후 며칠까지 쓸 수 있는지는 제품마다 다르고, 포장에 적힌 보관 방법과 개봉 후 사용 안내가 기준입니다. 매장에서는 이 안내를 한 번 읽어 두고, 재료별로 아래 세 줄만 라벨에 적으면 됩니다.

• 개봉일: 열어서 쓰기 시작한 날
• 쓸 기한: 포장 안내에 따라 정한 마지막 날
• 개봉한 사람: 이름이나 이니셜 (물어볼 사람을 알 수 있도록)

개봉 후 기한이 포장에 적혀 있지 않다면 제조사에 문의해서 확인하고 기록해 두세요. 기한이 확실하지 않은 재료를 감으로 쓰는 것이 가장 위험합니다. 맛이 이상하거나 냄새가 달라졌거나 포장이 부풀었다면 기한이 남았더라도 쓰지 않는 것이 맞습니다.

원두는 한 번 개봉하면 향이 빠르게 날아가는 재료라서 따로 관리하는 편이 좋습니다. 날짜를 어떻게 읽고 얼마 안에 쓰는지는 커피 원두 소비기한과 맛있는 기간에서 자세히 다뤘습니다.

기준 재고: 감 대신 계산으로 시키기

과다 발주를 줄이는 가장 확실한 방법은 재료마다 기준 재고를 정해 두는 것입니다. 이 숫자보다 적으면 시키고, 많으면 시키지 않습니다. 계산은 곱셈과 덧셈 한 번이면 됩니다.

기준 재고 = (하루 사용량 × 다음 입고까지 일수) + 안전 재고

안전 재고는 배송이 늦어지거나 갑자기 잘 나가는 날을 대비한 여유분으로, 보통 하루에서 이틀 치로 잡습니다. 아래는 계산이 어떻게 돌아가는지 보여 주는 예시이고, 실제 숫자는 우리 매장의 판매 기록으로 바꿔야 합니다.

계산이 끝나면 기준 재고를 재료 옆에 붙여 둡니다. 그러면 누가 보아도 지금 시켜야 하는지 판단할 수 있습니다. 한 달 사용량이 필요하다면 카페 원두 발주량 계산법의 방식을 다른 재료에도 그대로 쓸 수 있습니다. 하루 잔 수에 한 잔당 사용량을 곱하는 구조가 같기 때문입니다.

폐기 기록은 한 줄이면 됩니다

기록이 번거로우면 며칠 못 갑니다. 그래서 형식을 가장 단순하게 줄입니다. 폐기통 옆에 메모지를 두고 버릴 때마다 아래 네 칸만 적습니다.

이유 칸에는 위의 네 갈래 중 하나만 적게 합니다. 2주쯤 쌓이면 어느 갈래가 가장 많은지가 보입니다.

• 기한이 많다면 진열과 라벨부터 다시 봅니다.
• 오발주가 많다면 기준 재고를 다시 계산하고, 행사나 비수기 뒤에는 기준을 조정합니다.
• 실수가 많다면 같은 시간대와 같은 메뉴에서 반복되는지 봅니다. 교육과 연습이 필요하다는 신호입니다.
• 맛 이상이 많다면 보관 온도와 개봉 후 기간을 점검합니다.

기록의 목적은 사람을 나무라는 것이 아니라 새는 곳을 찾는 것입니다. 실수를 적었다고 혼나는 분위기가 되면 기록이 사라지니, 처음에 이 점을 분명히 말해 두세요.

매주 10분 재고 점검 순서

재고 조사를 크게 하려고 하면 미루게 됩니다. 요일과 시간을 정해서 짧게 하는 쪽이 오래 갑니다. 마감 뒤 한가한 요일을 하나 골라 아래 순서로 돌아 보세요.

1. 냉장고: 안쪽 재료의 입고일과 개봉일을 확인하고, 앞쪽으로 당깁니다.
2. 상온 재료: 시럽, 소스, 파우더의 개봉일과 쓸 기한을 봅니다.
3. 소모품: 컵, 뚜껑, 빨대, 냅킨 같은 소모품을 세어 기준 재고와 견줍니다.
4. 폐기 기록: 한 주 동안 쌓인 메모를 갈래별로 세어 봅니다.
5. 발주 목록: 기준 재고보다 적은 재료만 적습니다.

원두를 다른 재료와 같은 방식으로 관리하면 마지막까지 남기도 하고 모자라기도 합니다. 소량으로 자주 받으면 재고 부담이 줄어드는데, DEPTHS COFFEE는 원두를 200g부터 판매하고 있어 처음에는 적은 양으로 시작해 사용량을 본 뒤 늘릴 수 있습니다. 사업자는 무료 원두 샘플을 먼저 신청해서 맛을 보고 정할 수도 있습니다.

자주 묻는 질문

로스율은 몇 %가 적당한가요?

매장마다 메뉴와 규모가 달라서 모두에게 맞는 숫자를 말하기 어렵습니다. 먼저 2주 동안 폐기 기록을 모아 지금 우리 매장의 수준을 알아보고, 가장 큰 갈래 하나를 골라 줄여 보는 것이 현실적입니다. 비교 대상은 다른 매장이 아니라 지난달의 우리 매장입니다.

유통기한이 지난 재료를 아깝다고 쓰면 안 되나요?

표시된 기한이 지난 식재료는 쓰지 않는 것이 원칙입니다. 아까운 마음은 폐기가 아니라 발주 단계에서 줄여야 합니다. 기준 재고를 정하고 선입선출을 지키면 기한을 넘기는 일 자체가 줄어듭니다.

직원이 라벨을 자꾸 안 붙이는데 어떻게 하나요?

라벨을 붙이는 일을 따로 두지 말고 개봉하는 동작에 붙여 두는 것이 방법입니다. 라벨과 펜을 재료 바로 옆에 두고, 오픈과 마감 점검표에 한 줄로 넣으세요. 점검표 짜는 요령은 카페 오픈·마감 체크리스트를 참고할 수 있습니다.

정리: 보이게 하고, 계산하고, 기록하기

폐기 로스는 의지가 아니라 구조로 줄입니다. 먼저 쓸 재료가 눈에 띄게 진열하고, 열어 둔 재료에 날짜를 붙이고, 재료마다 기준 재고를 정해 두고, 버리는 순간에 한 줄을 남기세요. 이 네 가지만 갖춰도 한 달 뒤에는 어디가 새고 있었는지 숫자로 말할 수 있게 됩니다.